Introducción: si no lo mides, lo pagas (y normalmente con intereses)

En logística, lo raro no es que haya problemas: lo raro es enterarse a tiempo. Un día el almacén “va tirando”, al siguiente el transporte “se complica” y, cuando por fin miras números, lo único claro es que el cliente está nervioso, el equipo está cansado y la dirección pregunta: “¿Qué está pasando… y cuánto nos está costando?”

Ahí es donde un cuadro de mando logístico deja de ser un “dashboard bonito” y se convierte en un seguro de continuidad operativa. Porque un buen cuadro de mando no es una colección infinita de KPIs para presumir en reuniones (spoiler: eso es un museo). Un buen cuadro de mando es un sistema de alertas, prioridades y decisiones.

Este artículo es una guía práctica para perfiles decisores (operaciones, logística, transporte, IT y dirección) que necesitan visibilidad real sin bloquear la operación. Vamos a ver:

• Qué KPIs merecen estar en tu tablero de control (almacén + transporte).
• Cómo conectar indicadores operativos con resultados de negocio (coste, margen, servicio y crecimiento).
• Cómo diseñar un cuadro de mando que no se convierta en un Excel infinito.
• Cómo apoyarte en WMS/TMS/ERP/BI para medir mejor (sin necesidad de “parar el mundo”).
• Cómo usar el tablero para mejorar previsión de demanda, punto de pedido y control de costes.

Y al final te dejo un camino simple para pasar de “tenemos datos” a “tomamos decisiones con datos” de forma consistente.

0) Antes de empezar: 3 preguntas que ordenan el tablero desde el minuto uno

Antes de hablar de KPIs, conviene responder tres preguntas. Son como el cinturón de seguridad del cuadro de mando:

1. ¿Qué promesa hacemos al cliente? (tiempo, completitud, condiciones)
2. ¿Qué coste estamos dispuestos a asumir para cumplir esa promesa?
3. ¿Qué riesgos no podemos permitirnos? (roturas, paradas, penalizaciones, reputación)

Si estas preguntas no están claras, el tablero se llena de métricas “interesantes” pero no de métricas “útiles”. Y útil aquí significa: accionable y alineado con negocio.

Mini truco: cada KPI debería poder completar esta frase: “Si este KPI cambia, sabemos qué decisión tomar y quién la toma”.

1) El problema real: demasiados datos, poca verdad operativa

Muchas empresas ya tienen ERP, hojas de cálculo, informes del operador logístico, emails de incidencias, trackings, incluso un WMS o un TMS… y aun así viven en modo “apagafuegos”. ¿Por qué?

Porque el problema no es tener datos. El problema es:

• Datos dispersos (ERP por un lado, almacén por otro, transporte en manos del operador, inventario “en Excel”).
• Definiciones inconsistentes (“¿OTIF es por pedido, por línea, por cliente… o por promesa?”).
• Indicadores sin acción (“mido productividad… pero nadie tiene palancas para mejorarla”).
• Medición a destiempo (el informe llega cuando el mes ya se fue… y el daño también).
• Sesgo de supervivencia (solo vemos lo que se reporta; lo que no se registra, ‘no existe’).

La consecuencia es brutal: se toman decisiones a ojo (o por presión), se optimiza una parte rompiendo otra y se discute más sobre números que sobre soluciones.

Un cuadro de mando logístico bien construido hace lo contrario:

• Alinea a todos con una versión única de la realidad.
• Prioriza lo que importa con umbrales y alertas.
• Conecta la operación con el negocio para responder: “¿Qué impacto tiene esto en costes, servicio y margen?”
• Reduce fricción interna: menos “yo creo”, más “aquí está el dato y la acción”.

2) Qué es un cuadro de mando logístico (y qué NO es)

Un cuadro de mando logístico es una vista estructurada de indicadores que permite:

1. Detectar desviaciones y riesgos (antes de que exploten).
2. Priorizar acciones (qué arreglar primero y por qué).
3. Medir el efecto de cambios (procesos, turnos, tecnología, proveedores).
4. Alinear a operación con dirección (misma historia, mismo idioma).

Lo que NO es

• No es un “panel de 60 KPIs” donde todos miran y nadie actúa.
• No es solo un informe mensual para “cumplir” con la reunión de cierre.
• No es un repositorio de métricas sin definiciones, dueños ni frecuencia.
• No es una excusa para castigar: es una herramienta para mejorar.

Lo que sí debe ser

• Pocas métricas, muy accionables.
• Comparables en el tiempo (con línea base y evolución).
• Con dueños (cada KPI necesita responsable).
• Con umbrales (verde/ámbar/rojo y qué hacer en cada caso).
• Con contexto (segmentación por cliente, canal, ruta, familia, turno).

3) La regla de oro: conectar KPIs operativos con resultados de negocio

Un decisor no quiere “más métricas”. Quiere respuestas como:

• ¿Por qué subió el coste por envío?
• ¿Qué parte del almacén está limitando la capacidad?
• ¿Qué cliente o ruta está disparando incidencias?
• ¿Qué pasará si sube la demanda un 15% el próximo trimestre?
• ¿Estamos creciendo… o estamos creciendo el caos?

La conexión clave es esta:

Operación (WMS/TMS) → Servicio (cliente) → Coste (P&L) → Margen/crecimiento

Árbol simple de impacto (de KPI a €)

La idea: no necesitas 30 KPIs para explicar un problema. Necesitas un mapa de causa-efecto.

Ejemplo rápido (para que se vea claro)

Si baja OTIF, suele pasar algo de esto:

• Pedido no salió a tiempo → cut-off incumplido (almacén) → revisar colas, oleadas, priorización.
• Pedido salió incompleto → rotura o inventario inexacto (stock) → revisar exactitud inventario, punto de pedido.
• Pedido salió bien pero llegó tarde → capacidad / planificación / carrier (transporte) → revisar OTD por transportista/ruta.

4) Diseño del tablero: 4 capas que evitan el caos

Piensa tu cuadro de mando como un edificio. Si intentas vivir en el tejado sin cimientos, ya sabes cómo acaba.

Capa 1 — Dirección (5–7 KPIs)

Indicadores que cuentan si la logística está ayudando o frenando el negocio.

• OTIF (o Perfect Order)
• Coste logístico total (% ventas)
• Coste por pedido / por envío
• Productividad global almacén (o capacidad vs demanda)
• Rotura de stock / disponibilidad
• Incidencias por 100 envíos
• Lead time pedido-entrega

Capa 2 — Operaciones almacén (10–15 KPIs)

Separados por procesos: recepción, almacenamiento, preparación, expedición, inventario.

Capa 3 — Transporte (8–12 KPIs)

Planificación, ejecución, puntualidad, coste, incidencias, capacidad.

Capa 4 — Diagnóstico (KPIs “de laboratorio”)

Se usan para investigar causas (no siempre para mostrar arriba).

Truco útil: si un KPI no tiene “acción posible” asociada, probablemente no merece estar en capa 1.

Recomendación práctica de volumen (para no morir de KPI)

• Capa 1: 5–7 KPIs (sí o sí)
• Capas 2 y 3: 10–25 KPIs (dependiendo de complejidad)
• Capa 4: los que necesites… pero con foco (se activan “cuando hay dolor”)

5) KPIs clave de almacén (WMS o no WMS): qué medir y por qué

A continuación tienes una selección de KPIs “core” para almacén. Son los que normalmente marcan diferencias en coste, calidad y capacidad.

5.1 Recepción e inbound

Por qué importa: si inbound se atasca, todo lo demás se contamina (ubicación improvisada, stock “fantasma”, urgencias).

Acciones típicas cuando empeora:

• Revisar ventanas de descarga y turnos.
• Estándar de etiquetado/documentación.
• Pre-recepción (ASN) y controles por muestreo.

5.2 Almacenamiento, layout y ubicaciones

Idea clave: mucha productividad se gana sin “más gente”, simplemente reduciendo pasos.

5.3 Preparación de pedidos (picking)

Conexión negocio: la productividad reduce coste y aumenta capacidad; la exactitud reduce devoluciones y mejora servicio.

Mini tabla de “tácticas” por tipo de picking

5.4 Packing, expedición y outbound

5.5 Inventario (el KPI que cuando falla… todo falla)

Conteos cíclicos: KPI simple para controlar “la salud”

6) KPIs clave de transporte (TMS o no TMS): controlar el coste sin romper el servicio

Transporte es el lugar favorito de los costes “misteriosos” (suben, pero nadie sabe exactamente por qué). Un buen tablero lo aterriza.

6.1 Servicio y puntualidad

6.2 Coste y eficiencia

6.3 Incidencias y calidad operativa

6.4) Transporte en España y Europa: KPIs para operaciones multi-país (sin volverse loco)

Si tu operación cruza fronteras (España ↔ Portugal/Francia/Italia/Alemania, etc.), el tablero necesita una capa extra: variabilidad. En rutas internacionales, no gana quien promete “rápido”, gana quien cumple y anticipa.

KPIs recomendados para contexto europeo:

Idea práctica: en internacional, mide por corredor (origen–destino) y por tipo de servicio (exprés/estándar). Mezclarlo todo es como mezclar paella con cereal: se puede, pero ¿para qué?

Extra útil: un KPI de “fiabilidad” por transportista

6.5) KPIs de sostenibilidad (cuando el cliente te empieza a pedir “pruebas”)

Cada vez más clientes —especialmente en cadenas europeas— piden visibilidad ambiental. Sin entrar en debates eternos, puedes empezar con KPIs simples:

No es “greenwashing”: es eficiencia. Y eficiencia casi siempre es dinero.

7) KPIs “puente”: los que conectan almacén + transporte + cliente

Aquí está el punto fino: muchos problemas “parecen” de transporte y nacen en almacén (o al revés). Por eso conviene medir KPIs que atraviesan el flujo completo.

El KPI estrella para dirección: Perfect Order (por qué gusta tanto)

OTD te dice “a tiempo”. OTIF te dice “a tiempo y completo”. Perfect Order (bien definido) suele incluir además:

• Documentación correcta
• Sin incidencias
• Sin devoluciones por error

Es “el pedido ideal”. Si lo subes, normalmente mejoras a la vez coste, servicio y reputación.

8) Cómo definir umbrales (verde/ámbar/rojo) sin inventarte números

Uno de los errores más comunes es poner umbrales “bonitos” pero irreales. Si el tablero siempre está en rojo, nadie lo mira. Si siempre está verde, es decoración.

Método simple en 4 pasos

1. Crea línea base: 4–8 semanas de datos reales.
2. Mira distribución: promedio + variabilidad.
3. Define tolerancias por impacto: no es lo mismo una incidencia menor que un fallo OTIF.
4. Ajusta por estacionalidad: campañas, picos, cierres.

Ejemplo de semáforo (orientativo)

Nota: los umbrales reales deben salir de tu línea base y del nivel de servicio prometido.

Umbrales “inteligentes”: por canal y por promesa

Si tienes eCommerce y B2B, no esperes el mismo comportamiento:

• eCommerce suele tener más variabilidad y más devoluciones.
• B2B suele tener menos pedidos pero más impacto por error.

Configura umbrales por canal y por tipo de servicio. Si no, el tablero te grita en todos los idiomas a la vez.

9) El cuadro de mando “de verdad”: plantilla de tablero por roles

Un mismo tablero para todos suele terminar en discusión. Mejor: un tablero por rol, con el mismo “diccionario” de KPIs.

9.1 Vista Dirección (resumen ejecutivo)

9.2 Vista Operaciones Almacén

9.3 Vista Transporte

9.3.1 Vista “Atención al cliente / Customer Success” (muy subestimada)

Si tienes un equipo que gestiona incidencias, dale su vista:

9.4) El ritual que hace que el tablero funcione (sin reuniones eternas)

Un cuadro de mando sin ritual es como un GPS sin batería: técnicamente existe, pero igual te pierdes.

Reunión semanal de 30 minutos (modelo simple)

Objetivo: decidir acciones, no “contar el pasado”.

1. Semáforo (10 min):

• ¿Qué está en rojo?
• ¿Qué se movió a ámbar?
• ¿Qué riesgo viene en camino?

2. Causas probables (10 min):

• 1–2 hipótesis por KPI rojo.
• ¿Es almacén, transporte, demanda, proveedor, dato?

3. Acciones (10 min):

• 1 acción por KPI rojo (máximo 3).
• Responsable + fecha + métrica de éxito.

Regla de oro: si la reunión termina sin acciones asignadas, fue entretenimiento corporativo.

Plantilla de seguimiento (copy/paste)

10) Cómo construir el cuadro de mando sin frenar la operación (plan por fases)

Aquí viene lo importante: no necesitas parar el almacén para mejorar visibilidad. Necesitas un plan que respete la operación.

Fase 0 — Alinear definiciones (1–2 semanas)

• Define KPIs y fórmulas.
• Define responsables y frecuencia.
• Define fuentes de datos.
• Define segmentaciones obligatorias (canal, cliente, ruta, familia).

Entregable: “Diccionario de KPIs” (1 hoja por KPI).

Fase 1 — Línea base y tablero mínimo viable (2–4 semanas)

• Captura datos disponibles (ERP, hojas, exportaciones del operador).
• Construye un tablero simple (dirección + operaciones).
• Asegura que el tablero se usa (ritual semanal).

Entregable: Tablero MVP + reunión semanal de 30 min.

Fase 2 — Automatizar capturas (4–8 semanas)

• Conecta fuentes (WMS/TMS si existen, o integraciones simples).
• Reduce trabajo manual.
• Añade alertas y segmentación (por cliente, ruta, familia producto).
• Normaliza catálogos: causas de incidencia, tipos de pedido, servicios.

Fase 3 — Optimizar y escalar (continuo)

• Profundiza en causas.
• Añade KPIs avanzados (forecast accuracy, slotting, capacity planning).
• Alinea a compras/proveedores si hay impacto inbound.
• Cierra el círculo con costes (cost-to-serve por segmento).

Consejo de implementación (para evitar el “big bang”)

Si hoy ya estás al límite, evita proyectos gigantes:

• Empieza con 10–15 KPIs.
• En 4 semanas, tu tablero debería estar vivo.
• En 8–12 semanas, debería estar automatizándose.

No gana quien hace el tablero más grande. Gana quien lo usa cada semana.

11) Dónde viven los datos: ERP vs WMS vs TMS vs BI (y cómo se reparten el trabajo)

Sin entrar en tecnicismos pesados, esta es una forma útil de verlo:

Un cuadro de mando fuerte normalmente bebe de varios.

Consejo: empieza con lo que ya tienes (aunque sea imperfecto), pero define pronto un plan para mejorar calidad y automatización.

Mini “modelo mental” de fuentes (para decidir rápido)

• ¿Quieres medir productividad de picking? → WMS (o registros operativos)
• ¿Quieres medir coste por envío? → TMS / facturas / ERP
• ¿Quieres medir OTIF? → mezcla de ERP (promesa) + TMS/POD (entrega) + WMS (completitud)

12) KPIs y previsión de demanda: cuando el tablero ayuda a evitar sustos

Tu cuadro de mando no debería contar solo “qué pasó”. También debería ayudar a anticipar:

• ¿Sube la demanda por canal? ¿Afecta picking?
• ¿Qué familias tienen más roturas?
• ¿Qué proveedores generan más variabilidad?
• ¿Qué semanas vienen con picos que necesitan refuerzo?

KPIs útiles aquí:

Conectar con punto de pedido (sin fórmulas pesadas)

Si te interesa el punto de pedido, el tablero debe mostrar (por SKU/familia):

• consumo medio (y su variabilidad)
• lead time de reposición (y su variabilidad)
• roturas y backorders

No necesitas convertir esto en un doctorado. Necesitas visibilidad para decidir: reponer antes, reponer más, o cambiar proveedor/lead time.

12.1) KPIs de calidad de dato (sí, medir el dato también es logística)

Si tu inventario “dice una cosa” y el almacén “ve otra”, el cuadro de mando se convierte en ficción. Por eso conviene medir la calidad del dato como parte del sistema.

El dato es como el inventario: si no lo cuidas, desaparece (solo que más rápido).

KPI “anti-excusa”

12.2) KPIs avanzados (cuando ya tienes el tablero básico bajo control)

Una vez el tablero MVP funciona, puedes sumar KPIs que dan ventaja competitiva.

Capacidad y planificación

Eficiencia y automatización

Servicio y rentabilidad por segmento

13) Errores típicos al implantar KPIs (y cómo evitarlos)

1. Medir demasiado pronto demasiado.
   • Solución: MVP de tablero con 10–15 KPIs.
2. KPIs sin dueño.
   • Solución: cada KPI tiene responsable y acción asociada.
3. Datos “cocinados” a mano.
   • Solución: automatizar cuanto antes y auditar.
4. No separar causa de síntoma.
   • Solución: KPIs de capa 1 (síntomas) + KPIs de diagnóstico (causas).
5. No conectar con negocio.
   • Solución: por cada KPI clave, define su impacto en coste/servicio/margen.
6. No tener ritual de uso.
   • Solución: reunión semanal corta + acciones + seguimiento.
7. Comparar peras con tornillos.
   • Solución: segmentar por canal, cliente, ruta y tipo de servicio.
8. Convertir el tablero en “policía”.
   • Solución: foco en mejora continua; si la gente teme el tablero, ocultará el dato.

14) Mini “diccionario KPI” listo para copiar y pegar

Usa este formato para que todo el mundo hable el mismo idioma:

Nombre KPI: OTIF

• Definición: % de pedidos entregados a tiempo y completos.
• Fórmula: (Pedidos OTIF / pedidos totales) * 100.
• Frecuencia: semanal (y diario en picos).
• Fuente: TMS + confirmación entrega + ERP (pedido).
• Segmentación: cliente, ruta, transportista, canal.
• Umbrales: verde/ámbar/rojo (según SLA y línea base).
• Acciones cuando baja: revisar cut-off, capacidad, incidencias recurrentes.

Repite la ficha para tus KPIs críticos.

Diccionario “mini” para 6 KPIs clave (plantilla rápida)

15) Casos de uso por sectores: qué KPIs priorizar según tu realidad

No todas las operaciones sufren igual. El error típico es copiar un tablero “estándar” sin mirar el modelo de negocio. Aquí van prioridades recomendadas por sector (para decidir por dónde empezar).

3PL / 4PL (operadores logísticos)

Qué duele: variabilidad, SLAs distintos por cliente, rentabilidad por contrato.

KPIs prioritarios:

• OTIF / Perfect Order por cliente
• Productividad por operación y por cliente
• Coste de servir por cliente (mano de obra + recursos + incidencias)
• Exactitud de inventario por cuenta
• Incidencias por 100 envíos + tiempo de resolución

Decisión típica: “¿Qué contratos son rentables y cuáles nos están comiendo margen?”

Alimentación (incl. fresco) y gran consumo

Qué duele: ventanas, caducidad, roturas, picos.

KPIs prioritarios:

• Fill rate / rotura de stock
• Lead time end-to-end y cumplimiento de cut-off
• Exactitud de picking (especialmente por lote)
• Devoluciones por causa
• OTD por franja horaria

Decisión típica: “¿Qué parte del flujo genera más merma y por qué?”

Farmacéutico / sanitario

Qué duele: trazabilidad, incidencias críticas, cumplimiento.

KPIs prioritarios:

• Perfect Order Rate (muy exigente)
• Exactitud de inventario (casi obsesiva)
• Incidencias por tipo (temperatura, documentación, trazabilidad)
• Tiempo de resolución de incidencias
• % movimientos con traza completa

Decisión típica: “¿Dónde se nos rompe la trazabilidad y cómo lo cerramos?”

Automoción / industrial (componentes)

Qué duele: paradas por falta de piezas, secuencias, urgencias.

KPIs prioritarios:

• OTIF a planta / línea
• Backorder rate + urgencias (coste de transporte especial)
• Exactitud de inventario y ubicaciones
• Tiempo de ciclo de preparación
• Incidencias por referencia crítica

Decisión típica: “¿Qué referencias generan urgencias y cómo reducimos expediciones especiales?”

Retail / eCommerce

Qué duele: picos, devoluciones, última milla, coste por pedido.

KPIs prioritarios:

• Coste por pedido (end-to-end)
• Productividad picking (por ola / franja)
• % entregas fallidas (primera entrega)
• Devoluciones y su causa
• OTIF por canal y por región

Decisión típica: “¿Cómo escalamos campaña sin matar el margen?”

16) ¿Por qué este enfoque encaja con Solution Logistics?

Un cuadro de mando no es solo “reporting”. Es una palanca de transformación operativa y tecnológica.

Lo que suele marcar diferencia en proyectos reales es:

• Traducir objetivos de negocio (coste, servicio, crecimiento) en indicadores accionables.
• Ordenar fuentes de datos (ERP/WMS/TMS) con definiciones claras.
• Implantar por fases para evitar fricciones en operación.
• Acompañar al equipo para que el tablero se use (y no se olvide).
• Conectar KPIs con mejoras concretas: menos urgencias, menos retrabajo, más OTIF.

Si tu objetivo es tomar mejores decisiones sin frenar el día a día, el cuadro de mando es un excelente punto de partida porque crea foco y prioridades. Y, cuando llegue el momento de digitalizar o ajustar WMS/TMS, tendrás línea base y criterios claros.

Conclusión: el mejor KPI es el que te permite actuar hoy

Un cuadro de mando logístico útil no se define por la cantidad de gráficos, sino por estas 3 cosas:

1. Te dice dónde duele (y cuánto).
2. Te dice por qué duele (o al menos por dónde empezar).
3. Te obliga a decidir (y a medir si funcionó).

Si estás empezando, no necesitas magia: necesitas claridad, foco y disciplina. Empieza con un tablero mínimo, define umbrales, crea ritual de revisión… y mejora con cada semana.

Siguiente paso

Si quieres una guía corta y accionable para avanzar hacia automatización sin “proyectos monstruo”, puedes descargar el PDF:

📘 “Los 5 pasos para automatizar tu logística sin grandes inversiones”

FAQ — Preguntas frecuentes sobre KPIs y cuadro de mando logístico

¿Cuántos KPIs debería tener mi cuadro de mando?

Empieza con 10–15 KPIs (MVP). Para dirección, 5–7 suele ser suficiente. Si pones 40, el tablero deja de ser tablero y pasa a ser… “safari de métricas”.

¿Cada cuánto debo revisar los KPIs?

• Operación (almacén/transporte): diario o semanal.
• Dirección: semanal o mensual.
• Estrategia (coste total, capacidad, rotación): mensual.

¿Puedo hacerlo sin WMS/TMS?

Sí. Puedes empezar con datos de ERP, exportaciones y controles simples. El valor del cuadro de mando es que te muestra qué datos te faltan y qué te conviene digitalizar primero.

¿Qué KPI elegir si solo puedo elegir uno?

OTIF (o Perfect Order). Resume servicio y suele revelar problemas tanto en almacén como en transporte.

¿Cómo evito discutir por los números?

Con un diccionario de KPIs: definición, fórmula, fuente y dueño. Si no existe eso, el debate será eterno y el cliente seguirá esperando.

¿Qué hago si mi OTIF es “bueno” pero el coste se dispara?

Segmenta: por cliente, canal, ruta y tipo de servicio. Muchas veces el problema no es “la logística”, es el mix (pedidos urgentes, ventanas imposibles, devoluciones). Ahí entra coste de servir.

👉 Siguiente paso: descarga la guía “Los 5 pasos para automatizar tu logística sin grandes inversiones” y agenda un diagnóstico.

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